Nhập danh sách khách từ Excel mà không làm hỏng dữ liệu

Tệp Excel tích luỹ nhiều năm thường lộn xộn hơn ta tưởng. Vài bước kiểm tra trước khi nhập giúp tránh phải dọn dẹp về sau.

Điểm chính cần nhớ

Gần như doanh nghiệp nào cũng có một tệp Excel danh sách khách. Và gần như tệp nào cũng có số điện thoại thiếu số 0 đầu, tên viết hoa lẫn lộn, và vài chục dòng trùng nhau.
Trước khi nhập, nên thống nhất ba thứ: định dạng số điện thoại, danh sách trạng thái hợp lệ, và cột nào là khoá để nhận diện trùng.
Số điện thoại nên là khoá nhận diện thay vì tên, vì tên trùng rất nhiều còn số điện thoại thì hiếm khi trùng.

Gần như doanh nghiệp nào cũng có một tệp Excel danh sách khách. Và gần như tệp nào cũng có số điện thoại thiếu số 0 đầu, tên viết hoa lẫn lộn, và vài chục dòng trùng nhau.

Điểm cần lưu ý về hướng dẫn

Trước khi nhập, nên thống nhất ba thứ: định dạng số điện thoại, danh sách trạng thái hợp lệ, và cột nào là khoá để nhận diện trùng.

Số điện thoại nên là khoá nhận diện thay vì tên, vì tên trùng rất nhiều còn số điện thoại thì hiếm khi trùng.

Nhập thử một trăm dòng đầu, kiểm tra kết quả, rồi mới nhập toàn bộ. Bước này mất thêm mười phút nhưng tiết kiệm được cả buổi dọn dẹp.